Qui met le miel dans la ruche ?

«Toujours plus de ressources électroniques !» annoncent fièrement les différentes publications de la Bibliothèque.

«Merveilleux !» dites-vous en lisant ces publications.

Et vous avez bien raison.

Mais savez-vous que, pour une partie du personnel de la Bibliothèque, tout reste encore à faire au moment où vous apprenez la disponibilité des 1 500 nouveaux livres électroniques de ITPro, des 6 000 comptes rendus de conférences contenus dans IEEE Xplore, des 1 000 autres contenus dans ACM Digital Library et des 785 périodiques accessibles dans Kluwer Online?

En effet, l’équipe des Services techniques de la Bibliothèque doit alors ajouter dans notre catalogue les descriptions de chaque livre et de chaque compte rendu de conférence inclus dans ces « produits » électroniques. Et ce n’est pas une mince tâche, croyez-nous !

Un exemple : les 6 000 comptes rendus de conférences compris dans IEEE Xplore représentent presque deux fois le nombre de documents imprimés que nous ajoutons déjà annuellement à notre catalogue !

Avec les ressources actuelles, ils seront donc tous repérables dans le catalogue… dans trois ans ! Et cela, si nous n’ajoutons pas un seul nouveau titre parmi les quelque 6 000 nouveaux livres imprimés que nous aurons achetés pendant ces trois années.

Il faut aussi suivre de près nos ressources électroniques. Celles-ci sont effectivement moins «stables» que nos livres traditionnels. Par exemple, de nouveaux titres s’ajoutent régulièrement dans un «produit» électronique donné ; d’autres se retirent, des années antérieures peuvent disparaître sans avertissement sans compter les changements qui peuvent survenir dans les adresses URL.

Tout cela fait en sorte que nous nous sentons de plus en plus souvent dépassés par l’urgence de traiter des collections qui vous sont théoriquement accessibles dès les contrats signés avec les fournisseurs commerciaux et qui le sont en grand nombre.

«Mais pourquoi faire tout ce travail, direz-vous, on n’a qu’à aller sur les sites Web et se débrouiller !»

D’abord parce qu’il est important d’avoir un guichet unique à partir duquel un utilisateur peut chercher parmi toute l’offre documentaire de la Bibliothèque. Autrement, un utilisateur qui fait une recherche sur un sujet donné devrait se taper le catalogue (pour la documentation imprimée) et, ensuite, chaque ensemble électronique l’un après l’autre (IEEE Xplore, ACM Digital Library, ITPro, etc).

On ne peut donc pas se contenter de signaler chacun de ces ensembles dans le catalogue.

L’une des solutions appliquée au niveau de la CREPUQ (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec) consiste à ce que plusieurs institutions se partagent la création des notices.

Par exemple, si six bibliothèques universitaires québécoises s’abonnent à IEEE Xplore, elles se partageront la création des notices pour les 6 000 comptes rendus de conférences. Chaque institution créera 1 000 notices et les rendra disponibles aux autres par transfert de fichier ou autrement.

Cette solution, simple au premier abord, se heurte toutefois à plusieurs écueils pratiques. L’un d’entre eux est la langue : en effet, les bibliothèques anglophones n’ont pas vraiment intérêt à partager des notices de catalogue avec les bibliothèques francophones.

Il y a aussi les normes de codage informatique utilisées qui sont différentes dans le réseau des bibliothèques de l’Université du Québec.

Enfin, chaque bibliothèque doit traiter en priorité les collections qui constituent son apport au traitement partagé, en plus de «veiller» sur toutes les modifications survenant dans ces collections pour pouvoir les communiquer aux autres le plus rapidement possible, laissant parfois de côté des collections plus urgentes localement, surtout quand les ressources humaines sont déjà peu nombreuses.

Une autre solution consiste à acheter des notices déjà faites pour les titres contenus dans certains «produits» électroniques. Par exemple, le serveur bibliographique OCLC vend 716 notices des périodiques de la banque Kluwer Online.

Mais ces notices ne correspondent jamais totalement à nos normes de qualité ou à celles de notre système, que ce soit en termes de langue, de codage ou autre.

Il faut donc les comparer avec les nôtres et préparer des «filtres de conversion» pour les normaliser en lots, avant de les verser dans notre base de données.

Mais, même s’ils ne pallient que partiellement au manque de ressources humaines travaillant dans les «coulisses» de la bibliothèque, le partage et l’achat de notices restent des options inévitables, tellement les collections à signaler sont vastes.

Pensons simplement à tous les sites Web et autres ressources électroniques gratuites qu’il pourrait être important de signaler dans notre catalogue et pour lesquels personne n’a encore créé de notice de signalement!

Comme on peut le voir, ça prend beaucoup d’abeilles pour mettre le miel dans la ruche …

Francine Trudeau
André Maltais